MANUAL DE ORGANIZACIÓN
La gente interesada en conocer con cierto detalle la
naturaleza y funcionamiento de un organismo social, se encontrara probablemente
con dos limitantes.
La organización no cuenta con ningún documento descriptivo
Solo dispone de un documento tan voluminoso que
inmediatamente desaparecer la necesidad de consultarlo.
Lo ideal administrativamente es que toda organización
pequeña, mediana o grande debería contar con alguna forma de descripción de su
funcionamiento, que sea fácil de entender tanto para un directivo como para los
empleados menos y aun para la gente ajena a la organización.
Es un documento que contiene información detallada
referente al directorio administrativo, antecedentes, legislación,
atribuciones, estructuras y Funciones de las unidades administrativas que
integran la institución, señalando los niveles jerárquicos, grados de autoridad
y responsabilidad, canales de comunicación y coordinación, asimismo, contiene
organigramas que describen en forma gráfica la estructura de organización.es un
documento de suma importancia para la empresa ya que en esencia detalla lo que
la organización representas como tal, su funcionamiento y hacia dónde va.
Es recomendable que el manual de organización se
complemente con otros manuales administrativos, incluyendo el manual de
procedimientos y políticas.
Estos últimos complementan al manual en su tarea de aclara
estructuras, estandarizar procedimientos y respaldar las decisiones que se
toman.
Según Rodríguez (1995):
Los manuales de organización exponen con detalle la
estructura organizacional de la empresa, señalando los puestos y la relación
que existe entre ellos. Explican la jerarquía, los grados de responsabilidad,
las funciones y actividades de las unidades orgánicas de la empresa.
Generalmente contiene graficas de organización y descripción de puesto.
Según Duhalt (1997):
Manifiesta que los manuales de organización exponen con
detalle la estructura de la compañía y señalan los puestos y la relación que
existe entre ellos. Explica la jerarquía, los grados de autoridad,
responsabilidad, las funciones y actividades de los órganos de la empresa.
Generalmente contiene graficas de organización, descripción de trabajo, cartas
límite de autoridad, etc.
“De acuerdo con señala que este manual explica con detalle
la estructura organizacional de la empresa y señala los puestos y la relación
que existe entre ejecutivos y departamentos. Las graficas de organización las
de descripción de trabajo generalmente constituyen el contenido de este
manual.” (Gómez, 1994)
“Estos manuales contienen información detallada referente a
los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura, organigrama, misión y
funciones organizacionales” (Franklin, 2004)
De lo anterior se puede concluir que el propósito principal
del manual de organización es dar a conocer sistemáticamente y por escrito a
los empleados las actividades, procedimientos y como está estructurada la
organización, recurriendo a tablas, graficas y diagramas parapara facilitar el
entendimiento de el usuario.
Representan de manera expresiva una forma de comunicación
entre la gerencia y los empleados. Además evita la duplicidad de funciones y
que se deslinden responsabilidades en el trabajo.
Objetivos
Según manifiesta Rodríguez (1995):
El manual de organización es un documento oficial cuyo
propósito es describir la estructura de funciones y departamentos de una
organización, así como tareas específicas y la autoridad asignada a cada
miembro del organismo.
Sus objetivos son:
Presentar una visión de conjunto de la organización.
Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgánica
para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores
encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.
Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecución del
trabajo, evitando repetición de instrucciones.
Facilitar el reclutamiento y selección de personal.
Servir como orientación al personal de nuevo ingreso,
facilitando su incorporación a las distintas unidades orgánicas.
Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos
y materiales.
Importancia
La organización de la mayor parte de las empresas de
nuestro país se ha realizado conforme a la práctica diaria y la aplicación más
o menos correcta del criterio de los jefes, basándose la mayoría de las veces
en la experiencia laboral, que aunque llegue a ser correcta, no está escrita
por lo que no tiene un carácter permanente y resulta difícil transmitir esa
experiencia.
Anzures hace un análisis en el que presenta los
inconvenientes de que el personal de la empresa no tenga presentes y bien
definidas sus atribuciones y funciones:
No habiendo reglas precisas o escritas, frecuentemente se
dará el caso de alteraciones, por olvido en los trámites.
El control se dificulta a los directores del negocio, que
tiene que confiar todos los detalles a la memoria, y no están en condiciones de
coordinar las actividades.
No pueden exigirse las responsabilidades en que se incurra,
debido a lo impreciso de las funciones que a cada empleado se le asignan.
No se metodiza el
trabajo, como sería si se tomara como base las prevenciones del manual.
Algunos empleados indolentes, estorban la labor de los
activos, cuando las labores debieran estar encadenadas y sujetas a horarios
como se debe.
Un nuevo director o nuevo empleado, tropiezan con el
desconocimiento absoluto del mecanismo administrativo, y necesita pasar algún
tiempo para que se ponga al tanto de el, toda vez que no cuentan con una guía
precisa que lo ilustre. De aquí viene el que todas las empresas tengan
empleados necesarios.
Los nuevos directores, careciendo del conocimiento completo
de la forma de administrar, se sienten inclinados a promover reorganizaciones
que no son necesarias, originando la confusión y el descontento en el trabajo
del personal.
Un manual de organización no es el producto final de la
planeación de la organización. En la medida que el manual contenga los aspectos
anteriormente indicados la dirección superior manifiesta su responsabilidad
para organizar los recursos humanos e indicar dónde y quien debe hacer el
trabajo.
El manual aporta los conocimientos del trabajo para que se
desarrollen con destreza, habilidad y confianza, contribuyendo a obtener
calidad en el desempeño de todos los empleados en todos los departamentos y
hace de las empresas organizaciones más competitivas.
Tipos de manuales
Organización: este tipo de manual resume el manejo de una
empresa en forma general. Indican la estructura, las funciones y roles que se
cumplen en cada área.
contenido de un manual de organización Manual
de organizacion
1.- Identificación.
2.- Indice
3.- Introducción
3.1.- Objetivo del manual.
3.2.- Ambito de aplicación.
3.3.- Autoridad
3.4.- Como usar el manual.
4.- Directorio.
5.- Antecedentes Históricos.
6.- Base legal (en caso de organismo publico).
7.- Organigrama.
8.- Estructura funcional.
FUENTES
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